Ragam data dapat kita jumpai dari berbagai sumber, baik data yang diunggah ke publik sebagai data mentah ataupun data yang diperoleh dari berbagai media sebagai bahan mentah informasi yang nantinya akan disajikan sebagai bahan pengambil kebijakan secara luas atau alat pertimbangan untuk membuat keputusan. Adapun pertanyaan yang sangat umum diangkat perihal ini ialah bagaimana bisa menyajikan data atau informasi yang sangat masif tersebut sehingga dapat dengan mudah dan ringan dipahami terkhusus bagi khalayak awam? Kondisi ini dapat diilustrasikan dengan kondisi “awak kapal kehausan di tengah luasnya hamparan lautan”. Sungguh ironis, di tengah melimpahnya air lautan masih dilanda kehausan karena tidak tahu bagaimana cara mengubah air laut menjadi air yang dapat dikonsumsi. Lautan merepresentasikan data yang berjumlah masif dan melimpah, sedangkan awak kapal sebagai pengguna. Pengguna yang tidak tahu bagaimana mengolah data menjadi insight sebagai pemenuh kebutuhan juga akan dipandang ironis. Di sini Business Intelligence (BI) hadir sebagai sebuah opsi yang pintar untuk melarutkan problema tersebut.

Landasan filosofi BI sebagai sarana penyaji handal

Pada prinsipnya semua data ataupun informasi yang terekap dalam sebuah media penyimpanan memerlukan media yang mampu mengubahnya menjadi lebih sederhana, informatif, dan menarik. Di sini BI hadir sebagai opsi yang dapat dijadikan alat dalam kacamata teknologi untuk memproses hal demikian sehingga layak disajikan ke umum, guna mengurangi kekhilafan interpretasi. Penyederhanaan informasi ini sangat dibutuhkan oleh semua pihak, terkhusus bagi pelaku usaha yang membutuhkan informasi solid namun harus diekstrak dari data yang bulky.

Faktanya, informasi yang disajikan secara klasik atau tanpa sentuhan visualisasi cenderung memiliki interpretasi yang tidak optimal dalam mencapai tujuan bahkan tidak sesuai dengan kebutuhan. Bisa saja pembaca data kurang tepat dalam menerjemahkan data dikarenakan keterbatasan dalam media penyajian data yang tidak mengeksploitasi kemampuan perspektif pembaca. Bagaimana cara mengeksploitasi kemampuan itu? Sama-sama kita sadari, saat melihat sesuatu kita akan cenderung fokus pertama kali dengan warna, bentuk, tekstur, bahkan ukuran. Hal ini sejalan dengan prinsip visualisasi yang mampu merepresentasikan data menjadi bentuk visual dengan menerapkan prinsip pemilihan warna, bentuk, ukuran, dan tekstur demi memperoleh insight sesuai kebutuhan. Dengan begitu para pengambil kebijakan mudah memutuskan sesuatu melalui media visual tersebut. Tak terbatas disitu saja, data ataupun informasi yang diterjemahkan ke bentuk visual dan terlihat menarik “eye catching” dapat dengan mudah dimuat dimana saja termasuk media massa.

Keharusan menyimpan data yang terpusat

Mengumpulkan data dalam satu wadah yang besar perlu menjadi fokus utama. Integrasi data menjadi sangat penting guna memudahkan pengelolaan berdasarkan subjek yang diperlukan. Menjadikan data dalam satu kesatuan tempat akan menghasilkan data yang lebih lengkap dan mudah dalam pengaksesan. Kompilasi data menjamin terkumpulnya semua data dan informasi yang begitu banyak dan beragam dalam satu kesatuan wadah.

Dianalogikan dalam sepiring gado-gado terdapat berbagai jenis sayuran yang ditempatkan dalam satu tempat yang disebut piring sehingga terkumpul dalam satu wadah yang sama sehingga membentuk satu kesatuan yang sempurna. Dengan demikian lebih mudah dalam pengambilan dan dapat disajikan sedemikian rupa sesuai keinginan konsumen. Data Source dianalogikan sebagai berbagai jenis sayuran yang kemudian disatukan ke dalam satu wadah yaitu Data Warehouse melalui proses integrasi dan ETL. Setelahnya penyajian diumpamakan sebagai proses menyiapkan data agar dapat dikonsumsi sesuai kebutuhan pengguna, yaitu dengan visualisasi. Begitulah garis besar gambaran BI secara sederhana akan bekerja.

Dasbor sebagai jantung komunikasi data

Sekumpulan dari grafik yang menggambarkan data dimana mereka berkumpul dalam satu tampilan visual untuk komunikasi informasi. Sebuah dasbor yang dirancang dengan baik tidak sekadar mengumpulkan chart, tabel, dan angka. Ia adalah hasil dari proses kurasi yang ketat, di mana data mentah diolah menjadi sebuah cerita visual yang utuh. Tujuannya jelas, yaitu memampukan pengguna baik dari level eksekutif hingga staf operasional guna memahami kondisi terkini, tren, dan anomali dalam hitungan detik, tanpa tenggelam dalam spreadsheet atau laporan yang berlembar-lembar. Ia adalah penerjemah yang menjembatani kesenjangan antara data teknis dan keputusan bisnis.

Kekuatan sebuah dasbor terletak pada kemampuannya untuk menyatukan konteks. Sebuah grafik penjualan tunggal mungkin menarik, tetapi ketika dipadukan dengan data tren pasar, metrik operasional, dan analisis pelanggan dalam satu kanvas yang sama, muncullah pemahaman holistik. Pola dan korelasi yang sebelumnya tersembunyi pun terungkap. Inilah yang membedakannya dari sekadar “kumpulan visualisasi” melainkan sistem informasi terintegrasi yang dirancang untuk mendukung kecepatan berpikir dan ketepatan bertindak.

Gambar 1. Dashboard sales performance sebagai salah satu contoh penampilan data yang mengeksploitasi BI sebagai analitik data penjualan (sumber: Hanifah et al., TEKNOSI 2022)

Rantai pasok yang luar biasa optimal

Rantai pasok sederhananya merupakan sebuah proses yang bertahap dari hulu ke hilir. Setiap proses ataupun langkah yang dilalui menghasilkan data yang cukup banyak. Pastinya data yang diperoleh dari setiap rantai berperan genting untuk kelengkapan data akhir pada posisi hilir. Hal demikian mengakibatkan terkumpulnya data dalam jumlah yang luar biasa banyak dan saling berhubungan dan bergantung satu dan lainnya. Faktanya, hampir semua data yang terkumpul dari setiap rantai memiliki peran yang hampir sama guna kelengkapan informasi.

Pada fase ini BI hadir dengan mengurai semua informasi yang telah terkumpul. Dengan pemanfaatan BI pada data yang luar biasa banyak ini dapat ditarik benang merahnya dan disajikan. Sajian data ini sangat mudah dipahami bahkan bagi khalayak awam yang memang hanya membutuhkan informasi pokok saja. Luar biasanya, BI sesederhana itu menjadikan informasi terlihat, terasa dan tergambar begitu ringan dan gampang dipahami secara luas dan mendalam. BI tidak serta merta berlaku hanya pada bidang penjualan atau ekonomi, tetapi juga dapat dirasakan penggunaannya pada berbagai macam bidang seperti pendidikan, kesehatan, sosial, budaya, transportasi, bahkan pemerintahan.

Ramalan dan taktik serangan pesaing

Pertanyaan yang sangat mendasar dalam memilih keputusan yang tepat salah satunya yaitu melihat ketangguhan pesaing sekitar. Sejauh mana kemajuan rencana dan manajemen risiko telah dipilih hingga ditetapkan sebagai rencana, bahkan solusi menjadi sebuah taktik dan siasat untuk menggambarkan kondisi di masa yang akan datang. Kerancuan melangkah karna tidak memiliki kepastian, dibimbing oleh BI, seolah olah supervisor akademik yang membantu menemukan solusi dari penelitian yang rumit. Pada tahapan ini BI berdiri sebagai alat yang dapat diandalkan untuk prediksi.

Dengan tertatanya data dengan sangat rapi, kemudian terkelompoknya informasi yang dimiliki menjadi jalan toll bagi pengguna untuk menyusun rencana dan penarikan keputusan. Inilah mengapa BI begitu powerfull dalam membantu untuk menemukan jalan keluar dan solusi cerdas pada setiap tahapan usaha. Penyajian data yang sangat ramah dan mudah dimengerti menjadi alasan bijak yang menyebabkan semua lini yang terlibat dalam rantai pasok memahami secara penuh setiap masalah, solusi, serta info penting yang ada hingga penyusunan taktik guna kemajuan usaha.

Apapun itu, penyajian data yang ramah namun tetap lugas menjadi kunci sukses dalam mendesain masa depan organisasi yang terencana dan tanggap masalah.

Penulis: Rahmatika Pratama Santi, M.T (Dosen Sistem Informasi, Universitas Andalas dengan kepakaran Business Intelligence (BI)