Padang (Unand) - Proses pembenahan tata kelola kearsipan Universitas Andalas (Unand) akan terus bergulir seiring dengan peningkatan kompetensi sumberdaya pengelola kearsipan Unand hingga keberadaan dan fungsi arsip statis sebagai memori kolektif, identitas dan jati diri bangsa, bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan sumber informasi publik dapat diwujudkan di Universitas Andalas.
Komponen perguruan tinggi (PT) adalah masyarakat kampus yang dicirikan dengan masyarakat ilmiah yang menganut asas sistematis, metodis dan empiris. Dengan demikian setiap keputusan mesti dilandaskan pada dukungan data dan informasi yang relevan, lengkap, akurat. Atas dasar itu pengelolaan arsip menjadi penting untuk menjamin ketersediaan alat bukti yang sah terutama ketersediaan arsip statis pada perguruan tinggi.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Sesuai dengan kewenangannya lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan arsip statis sesuai dengan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK).
Arsip statis pada dasarnya dapat diakses oleh umum untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip serta pada sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip (PERKA ANRI No, 27 tahun 2011).
Dalam pelaksanaan program kerja Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) terkait penyusunan guide khazanah arsip statis Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri (LKPTN) wilayah Sumatera Barat, ANRI mengirimkan 4 (empat) orang pejabat fungsional kearsipan ke Unit Pelaksana Teknis (UPT) kearsipan Universitas Andalas untuk verifikasi fisik dan informasi arsip statis, pembuatan sarana bantu akses arsip statis serta penerjemahan dan transkripsi arsip.
Pendampingan penyusunan guide khazanah arsip Unand dilaksanakan selama 4 (empat) hari dari tanggal 25 – 28 Juli 2022 hadir dari Arsiparis ahli ANRI, Bpk Ari Syah Bungsu, S.T, Ibu Sari Diana, S.H, Ibu Risma Anggiyani, A.Md dan Bapak Agus Setiawan. Secara langsung menjelaskan teori dan praktek identifikasi, pengolahan dan pembuatan daftar arsip statis di unit kearsipan satu (UK 1 ) Unand.
Turut mendampingi Sekretaris Universitas Andalas yang membawahi unit kearsipan Unand Bapak Henmaidi, S.T., M.Eng.Sc., Ph.D dan Kepala UPT kearipaan Unand Pramono, S.S,.M.Si,.Ph.D dalam arahannya menyampaikan pentingnya pengelolaan arsip di perguruan tinggi sehingga proses temu kembali arsip menjadi cepat di dapatkan, kepala UPT kearsipan memberikan apresiasi dan terima kasih kepada semua arsiparis Unand yang telah dengan serius mengikuti kegiatan pembinaan dan pengelolaan arsip Unand, semoga sumberdaya yang ada dapat bekerja secara efektif dan berkarya besar untuk Unand yang lebih baik. (*) Harben Sani, S.P.t,.M.P Arsiparis Ahli Madya Unand
