Padang (UNAND) - Perjalanan dinas ke luar negeri khususnya bagi dosen atau mahasiswa yang akan belajar di negara lain, merupakan salah satu hal yang amat penting dan difasilitasi oleh Universitas Andalas.
Namun kegiatan tersebut membutuhkan proses persiapan yang harus matang agar keberangkatan dapat dilakukan, mengingat perjalanan yang dilakukan berkaitan dengan instansi serta lintas negara. Oleh karena itu, UNAND berupaya meningkatkan pemahaman setiap stakeholders dengan melaksanakan “Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Terkait Persiapan Dokumen Pengajuan Izin Perjalanan Dinas dan Izin Belajar Luar Negeri di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri (PTN).”
Kegiatan tersebut dilaksanakan di Ruang Sidang Gedung Tahir Foundation Fakultas Hukum pada Kamis (20/07). Hadir sebagai pembicara yaitu Yayat Hendayana, S.S., M.Si selaku Koordinator Substansi Kerja Sama dan Humas Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemdikbudristek), serta Muhammad Irhash Aliya, S.H sebagai staff Kerja Sama Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
“Selama ini sering dijumpai kasus di mana pengajuan izin keluar negeri dilakukan di waktu sangat mepet. Untuk dibawa ke Setneg, ke kementerian, dan akhirnya menyulitkan. Oleh karena itu, kami berpikir bahwa stakeholders baik yang akan bepergian maupun yang akan menangani proses administrasi di masing-masing unit harus memahami setiap tahap prosedur pengurusannya,” ujar Sekretaris Universitas Andalas, Henmaidi S.T., M.Eng.Sc., Ph.D.
Ia menambahkan, tujuan untuk perbaikan layanan di international office yang mendukung seluruh unit di universitas andalas sehingga kejadian tidak jadi berangkat karena administrasi yang tidak beres bisa dihindarkan.
Sementara itu menurut Yayat Hendayana, ada beberapa masalah yang terjadi dan menjadi perhatian bagi pemerintah. Yaitu, masih banyaknya PTN-BH yang melakukan perjalanan dinas tanpa SP dari Sesneg (Sekretariat Negara). “Padahal berkas itu sangat penting dan cukup fatal akibatnya kalau diperiksa BPK,” ujarnya.
Selain itu, mudahnya perizinan perjalanan dinas ke luar negeri membuat kecenderungan individu yang pergi adalah pimpinan atau petinggi di perguruan tinggi, dan bukan unit-unit yang seharusnya, sehingga masih kurang tepat sasaran.
“Jadi kita lebih prioritaskan perjalanan dinas itu untuk unit yang terkait dengan IKU atau kehumasan, misalnya bidang kerja sama di IKU 1, atau unit yang mengelola program magang,” jelasnya lagi.
Untuk pengurusan izin perjalanan dinas, ia menyebut Kemendikbudristek saat ini menggunakan aplikasi yang dinamakan SIMPLE. Pengelolaannya dilakukan oleh operator SIMPLE tersebut di masing-masing instansi.
“Jadi bukan bapak/ibu (yang mau berangkat) langsung yang mengurus berkas, itu biarlah diurus oleh operator SIMPLE/aplikasi Sesneg PDLN-nya.” sambungnya.
Yayat juga mengungkapkan harapan serta menargetkan perjalanan dinas ke luar negeri dapat dilakukan oleh lebih banyak tenaga kependidikan ke depannya.
Humas, Protokol, dan Layanan Informasi Publik UNAND
