Bukittinggi (UNAND) - Menyingkapi strategi menjadi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) memasuki sistem pembinaan dan pengawasan (audit) pada bulan April 2023 mendatang.
Respon terhadap transformasi Universitas Andalas menjadi Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTNBH) yakni dengan di undangkannya peraturan pemerintah nomor 95 tahun 2021 per tanggal, 31 Agustus 2021 oleh menteri hukum dan hak azazi manusia Republik Indonesia memperlihat dampak yang signifikan terhadap perubahan prilaku kerja segenap kompenen penyelenggaraan pendidikan di kampus.
Sebagai langkah awal UNAND telah memasuki World class University (WCU) untuk PTNBH baru sudah menunjukan wajah sumbringah diantara PTNBH lainnya seiring di rilisnya pengumuman tentang 18 (delapan belas) PT terbaik versi THE WUR 2023 berada pada peringkat 12 Nasional dan 1.500+ global.
Reputasi perguruan tinggi tersebut merupakan kebanggaan seluruh civitas akademika UNAND temasuk tenaga kependidikan arsiparis sebagai komponen penyelenggaran PT. Mengembangkan konsep perubahan paradigma pengelolaan kearsipan bahwa arsip adalah menjadi sangat penting karena dokumen yang dapat di informasikan adalah gambaran seluruh aspek aktivitas yang terjadi di perguruan tinggi, baik sebagai lembaga keilmuan, lembaga riset dan lembaga layanan publik (Tridarma Perguruan Tinggi).
Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU 43 tahun 2009).
Upaya konkrit terlihat dengan keseriusan peserta mengikuti Bimbingan Teknis (Bimtek) kearsipan untuk arsiparis terampil dan ahli di lingkungan Universitas Andalas yang dilaksanakan selama 3 tiga (3) hari dari tanggal 24 s/d 26 Oktober 2022 di Grand Royal Denai Hotel Bukittinggi.
Pelaksanaan bimtek ini adalah merupakan program kerja Kantor Tata Usaha dan Arsip Universitas Andalas bekerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Membangun sistem kearsipan nasional yang terdiri dari kebijakan, pengelolaan arsip, dan pembinaan kearsipan dengan didukung SDM Kearsipan dan sarana serta prasarana, upaya peningkatan kesadaran Perguruan Tinggi dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan akan melakukan pengawasan sebagai indikator tolok ukur keberhasilan penyelenggaraan kearsipan di PT termasuk Universitas Andalas mesti menyiapkan strategi menjadi lembaga kearsipan perguruan tinggi memasuki sistem pembinaan dan pengawasan (audit) pada bulan april 2023 mendatang hal ini disampaikan oleh Nara sumber dari Deputi Bidang Pembina Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang merupakan pembina kearsipan nasional dan bertanggungjawab terhadap pengelolaan keasipan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT).
Materi dokumen pengawasan, pengelolaan arsip aktif dan in aktif disampaikan oleh oleh Susanti, S.Sos,.M.Hum dilanjutkan dengan Penyampaian materi Restorasi Arsip Statis oleh Bpk Muhammad Muji Amin, S.AP bahwa restorasi merupakan cara untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip pada pencipta arsip dari berbagai faktor perusak arsip baik yang bersumber dari faktor internal maupun faktor eksternal guna meningkatkan pelayanan publik.
Senada dengan itu dalam mengantarkan keberhasilan perguruan tinggi mencapai Good Governance dan pelayanan publik. kepala kantor tata usaha dan arsip UNAND Pramono, S.S,.M.Si,.Ph.D yang bersinergi dengan Ketua Forum Kajian Kearsipan Universitas Andalas (FKKUA) Harben Sani, S.Pt,M.P menyampaikan apresiasi kepada pimpinan Universitas Andalas melalui Sekretaris Universitas Andalas Dr. Henmaidi, S.T.,M.Eng.Sc.,Ph.D bahwa Kegiatan BIMTEK ini merupakan langkah preventif kembali untuk pembenahan tata kelola kearsipan agar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan, esensi pengelolaan arsip di perguruan tinggi, harapan dan wujud nyata dukungan pimpinan Unand sebagai komitmen yang tinggi untuk terlaksananya pengelolaan kearsipan di Universitas Andalas
Terima kasih kepada semua arsiparis yang telah berhasil dengan baik mengikuti BIMTEK ini, kantor tata usaha dan arsip Universitas Andalas akan selalu bertanggung jawab melakukan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip dan unit kearsipan di lingkungan Unand, semoga sumber daya yang digunakan untuk kegiatan ini memberikan dampak yang besar untuk kemajuan pengelolaan kearsipan di Universitas Andalas dimasa mendatang sebagai konsekwensi unand PTNBH akan selalu siap bersinergi untuk kejayaan bangsa.
*) Harben Sani, S.P.t,.M.P (Arsiparis Ahli Madya Unand)
