Padang (UNAND) – Universitas Andalas meresmikan empat Unit Kearsipan II (UK II) baru sekaligus menggelar sosialisasi pengelolaan arsip sebagai bagian dari upaya memperkuat tata kelola kearsipan di lingkungan kampus.
Peresmian ini menyusul unit-unit yang telah lebih dahulu dibentuk pada tahun 2024, yang berlangsung di Auditorium Universitas Andalas pada Rabu (12/2) dan ditandai dengan penandatanganan Surat Keputusan (SK) pembentukan UK II di masing-masing unit serta komitmen sadar tertib arsip.
Empat UK II yang diresmikan kali ini adalah UK II Rektorat, UK II Fakultas Kesehatan Masyarakat, UK II Fakultas Peternakan, dan UK II Fakultas Teknologi Pertanian. Sebelumnya, Universitas Andalas telah meresmikan UK II di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik serta Fakultas Ilmu Budaya.
Sekretaris Universitas, Dr. Aidinil Zetra, berharap fakultas dan unit lainnya segera menyusul dalam pembentukan UK II. Ia menegaskan bahwa pengelolaan arsip bukan sekadar kegiatan penyimpanan, tetapi menjadi aspek penting dalam menjaga dokumentasi perjalanan Universitas Andalas.
“Arsip yang tertata dengan baik bukan hanya menjadi bukti autentik sejarah institusi, tetapi juga akan berdampak pada peningkatan kualitas layanan akademik dan administrasi,” ujarnya.
Senada dengan itu, Rektor Universitas Andalas, Efa Yonnedi, Ph.D., menekankan pengelolaan arsip harus dilakukan secara sistematis dan terintegrasi agar dokumen yang dimiliki lebih mudah diakses dan dimanfaatkan.
Ia juga menyoroti pentingnya digitalisasi arsip sebagai langkah strategis dalam modernisasi sistem kearsipan. “Pemanfaatan alat kirim digital resmi, seperti email, harus dioptimalkan untuk memastikan pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien,” tuturnya.
Lebih lanjut, Rektor berharap upaya ini tidak hanya menjadi kewajiban administratif, tetapi juga menjadi bagian dari budaya akademik dalam menjaga dan merawat warisan intelektual serta kelembagaan Universitas Andalas.
Dalam sesi sosialisasi, Direktur Informasi Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia, Rudi Anton, S.H., M.H., menegaskan arsip merupakan aset penting yang memiliki kekuatan hukum.
“Setiap hari kita memproduksi arsip dalam berbagai bentuk, baik gambar, suara, video, maupun dokumen tertulis. Namun, kesadaran akan pentingnya tertib arsip masih perlu ditingkatkan,” jelasnya.
Ia juga membahas mengenai pemusnahan arsip, yang harus dilakukan secara berkala sesuai dengan aturan yang berlaku. Menurutnya, pemusnahan arsip yang sudah tidak lagi memiliki nilai guna sangat penting untuk menghindari penumpukan arsip yang berlebihan, yang dapat menyebabkan keterbatasan ruang serta arsip yang tidak tertata dengan rapi.
Kegiatan ini dihadiri oleh para dekan, kepala unit, serta staf kearsipan Universitas Andalas, yang diharapkan dapat menjadi pelopor dalam pengelolaan arsip yang modern dan berbasis digital.(*)
Humas, Protokol, dan Layanan Informasi Publik
