Padang (UNAND) – Dalam rangka mewujudkan kampus berbasis digital, Universitas Andalas melaksanakan serah terima aplikasi SIPANDA (Sistem Informasi Arsip Andalas) bersama Rudi Anton, S.H., M.H., Direktur Informasi Kearsipan Nasional Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kegiatan ini dirangkaikan dengan sosialisasi penggunaan aplikasi serta penyusutan arsip, yang dilaksanakan pada Sabtu (24/1) di Ruang Rapat Senat Universitas.
Serah terima aplikasi SIPANDA menjadi langkah strategis UNAND dalam mengurangi penumpukan dokumen fisik yang selama ini memakan ruang penyimpanan. Selain keterbatasan ruang arsip di setiap unit, tumpukan kertas juga dinilai dapat memengaruhi kenyamanan dan kesehatan mental pegawai, sehingga pengelolaan dokumen perlu dialihkan ke sistem digital.
Sekretaris Universitas Andalas, Dr. Aidinil Zetra, dalam sambutannya menyampaikan bahwa digitalisasi arsip merupakan upaya penyelamatan waktu agar proses kerja menjadi lebih efisien. Menurutnya, pengelolaan arsip secara digital merupakan komponen penting dalam sistem birokrasi sebuah institusi, termasuk perguruan tinggi.
“Bagaimana waktu bisa diefisienkan sebanyak mungkin melalui pengelolaan arsip yang lebih baik dan terintegrasi secara digital,” ujarnya.
Ia juga menjelaskan bahwa penguatan pengelolaan arsip pada tahun 2026 menjadi penting untuk mengantisipasi munculnya persoalan-persoalan administrasi dan dokumentasi di masa mendatang.
“Pengelolaan arsip yang baik akan menjadi dasar kuat ketika suatu saat dibutuhkan sebagai bukti administratif dan hukum,” tambahnya.
Dukungan terhadap penguatan sistem kearsipan di Universitas Andalas telah dimulai sejak akhir tahun 2025 melalui pelatihan kepada para arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan UNAND agar mampu mengelola arsip secara tertib, sistematis, dan sesuai kaidah kearsipan.
Sementara itu, Rudi Anton, S.H., M.H., menyampaikan bahwa mengelola arsip sama artinya dengan mengelola bisnis jangka panjang sebuah institusi.
“Kampus akan terus berjalan meskipun pengurus berganti. Arsiplah yang akan menjadi cadangan informasi paling kuat dan bukti utama apabila terjadi persoalan di kemudian hari,” jelasnya.
Ia berharap penerapan SIPANDA dapat memperkuat sistem kearsipan di Universitas Andalas secara berkelanjutan dan terintegrasi.
Kegiatan ini ditutup dengan sosialisasi penggunaan aplikasi SIPANDA kepada peserta sebagai bentuk pengenalan teknis agar aplikasi tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal di setiap unit kerja di lingkungan Universitas Andalas.
Humas, Protokol, dan Layanan Informasi Publik
